تُعد إدارة البيانات والملفات والوثائق وحفظها واسترجاعها بشكل سريع وآمن من أهم التحديات التي تواجه المنظمات: مؤسسات وشركات وإدارات حكومية. لكل منظمة بياناتها الخاصة التي تعزز عملها وقيمتها والتزامها بتحقيق أهدافها، سواء كانت بيانات العمل أو بيانات الموظفين والعملاء والمنتجات.
إدارة البيانات
نساعد العملاء في التعامل مع بيانات المنظمة المختلفة وإدارتها من خلال تطوير وتنفيذ الخطط والسياسات التي تعزز قيمتها بوصفها أحد الأصول القيّمة التي تمتلكها المنظمة. نساهم معكم في:
- بناء وتطوير سياسة ومعايير وحوكمة البيانات في المنظمة.
- تطوير نظم تخزين وإدارة البيانات والتحكم بها.
- دعم فريق إدارة البيانات وتأهيله.
- تأسيس مكتب إدارة البيانات للمنظمة.
حلول مركز الوثائق والمحفوظات
تحتاج المنظمات إلى مركز رئيسي لحفظ الوثائق والمحفوظات يضمن سلامتها وأمانها الكامل. نعمل معكم على تأسيس مركز الوثائق والمحفوظات داخل المنظمة من خلال:
تجهيز المركز
توريد خزائن الملفات الثابتة والمتحركة والكهربائية، وتجهيز المساحة وفق اشتراطات السلامة.
نظام الإدارة
توريد نظام إدارة مركز الوثائق لتسجيل الوثائق وضبط الإعارة وتحديد مدة الحفظ والإتلاف.
الأرشفة الإلكترونية
توريد نظام الأرشفة الإلكترونية ومشاركة الملفات، مع المسح الضوئي للرصيد الورقي.
توفير الأجهزة
ماسحات ضوئية إنتاجية، طابعات باركود، ومستلزمات الحفظ والترميز.
فريق التشغيل
توفير فريق تشغيل مركز الوثائق والمحفوظات أو تدريب فريق الجهة.
تطوير السياسات
تطوير السياسات والإجراءات بناءً على معايير المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
الإتلاف الآمن
تنفيذ إجراءات الإتلاف الموثّق للوثائق منتهية مدة الحفظ وفق اللوائح.
لماذا إدارة الوثائق؟
التصنيف والفهرسة
خطة تصنيف موحدة تجعل كل وثيقة في مكانها الصحيح وقابلة للاسترجاع خلال ثوانٍ.
سهولة الوصول
وصول مضبوط بالصلاحيات لمن يحتاج الوثيقة وقت الحاجة، مع سجل تدقيق لكل عملية.
الامتثال للأنظمة
الالتزام بلوائح المركز الوطني ونظام حماية البيانات الشخصية وضوابط الأمن السيبراني.
الجرد والتقييم
جرد دوري للوثائق وتقييم مدد الحفظ لتقليل الرصيد الورقي والتكاليف.
مراحل العمل
- الدراسة والتحليل: حصر الوثائق الحالية ومصادرها وحجمها، وفهم الإجراءات القائمة واللوائح المطبّقة.
- التخطيط والتصميم: إعداد خطة التصنيف وجداول مدد الحفظ وتصميم المركز والنظام والتكامل.
- التنفيذ والفرز: فرز الوثائق وترميزها وإدخالها وفق الخطة، مع رقابة جودة بالعيّنات.
- التسليم والتدريب: تسليم الأدلة والسجلات، وتدريب فريق الجهة، ودعم التشغيل.
نموذج تصنيف يقترح رمز خطة التصنيف ومدة الحفظ لكل وثيقة تلقائياً، ويراجعه الموظف بنقرة — يقلّل زمن الفهرسة ويوحّد التطبيق بين الإدارات.
النظام المرتبط
حاوية الوثائق — DOCCB Archive
نظام أرشفة ومشاركة ملفات من تطويرنا بواجهة عربية كاملة: أقسام وصلاحيات ووسوم، بحث في المحتوى، ومتابعة صلاحية الوثائق.
تفاصيل المنتجاتأسئلة شائعة
ما الفرق بين إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية؟
إدارة الوثائق تنظّم دورة حياة الوثيقة كاملة (الإنشاء، التصنيف، الحفظ، الإتلاف) ورقية كانت أو رقمية، بينما الأرشفة الإلكترونية هي تحويل الوثائق الورقية إلى صور رقمية مفهرسة. الأولى منهجية وسياسات، والثانية تنفيذ تقني يُبنى عليها.
هل تلتزم خطة التصنيف بمعايير المركز الوطني للوثائق والمحفوظات؟
نعم. نبني خطة التصنيف وجداول مدد الحفظ وإجراءات الإتلاف على لوائح المركز الوطني، ونسلّم الجهة أدلة إجراءات معتمدة قابلة للتدقيق.
كم يستغرق تأسيس مركز وثائق؟
يعتمد على حجم الوثائق وعدد الإدارات؛ المشاريع المتوسطة تستغرق عادة بين 8 و16 أسبوعاً من الدراسة حتى التسليم والتدريب، ونحدد المدة بدقة بعد زيارة التقييم.