الأرشفة الإلكترونية والمسح الضوئي في الرياض

حوّل وثائقك الورقية إلى أصول رقمية آمنة وفعالة

هل تستهلك ملفاتك الورقية مساحات مكتبية؟ هل تقضي ساعات في البحث عن المستندات المفقودة؟ نوفر خدمات مسح ضوئي احترافية وأرشفة رقمية متقدمة تحوّل أرشيفك الورقي إلى نظام إدارة رقمي آمن وفعال، يوفر الوقت والتكاليف ويعزز إنتاجية مؤسستك.

التحديات والحلول

الاعتماد على الملفات الورقية عبء مالي وتشغيلي حقيقي: مساحات تخزين، وقت يُهدر في البحث، ومخاطر فقدان لا يمكن تعويضها، فضلاً عن الالتزام النظامي بحفظ الوثائق إلكترونياً وفق لوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ومتطلبات الفوترة الإلكترونية.

المشاكل الرئيسية

وقت ضائع: البحث عن مستند واحد قد يستغرق ساعات.
تكاليف تخزين مرتفعة: خزائن وملفات ومساحات إضافية.
مخاطر فقدان دائم للوثائق بالحريق أو التلف أو الضياع.
صعوبة الامتثال: لا آليات تتبع أو سجل وصول.
عدم المرونة: صعوبة العمل عن بعد والتعاون بين الأقسام.

الحل المتكامل

تحويل كامل لأرشيفك إلى صيغ رقمية آمنة (PDF/A).
فهرسة ذكية تجعل أي وثيقة قابلة للبحث في ثوانٍ.
تقنية OCR عربي تحوّل الصور إلى نصوص قابلة للبحث والتحرير.
تخزين مشفّر داخل منشأتك أو سحابة محلية مع نسخ احتياطية.
سجل تدقيق كامل لكل عملية وصول (Audit Trail).

الأمان والامتثال

تتبع كامل لكل عملية، امتثال لمتطلبات المركز الوطني، وإدارة لمخاطر البيانات.

سهولة الوصول والمرونة

وصول فوري للملفات من أي مكان، وتمكين العمل عن بعد والتعاون بين الأقسام.

المسؤولية البيئية

تقليل استهلاك الورق ومساحات التخزين، والمساهمة في مستهدفات الاستدامة.

استمرارية الأعمال

نسخ احتياطية واسترجاع سريع يحمي الجهة من فقدان السجلات في الطوارئ.

عملية التحويل — خطوات متكاملة

التقييم والتخطيط: حصر حجم الوثائق وأنواعها وحالتها، وتحديد خطة الفهرسة والبيانات الوصفية ومواقع العمل.
التحضير والفرز: إزالة الدبابيس، إصلاح التالف، وترتيب الوثائق في دفعات مرمّزة قابلة للتتبع.
المسح الضوئي الاحترافي: ماسحات إنتاجية بدقة مناسبة لكل نوع (ملفات، خرائط ومخططات، كتب ومجلدات) مع ضبط جودة آلي.
OCR والتعرف على النصوص: تحويل الصور إلى نصوص عربية وإنجليزية قابلة للبحث، مع مراجعة بالعيّنات.
الفهرسة والتصنيف: إدخال البيانات الوصفية وربط كل وثيقة بخطة التصنيف والصلاحيات.
التخزين الآمن والتسليم: رفع الملفات إلى نظام الأرشفة، وتسليم تقارير المطابقة (عدد الصفحات الورقية مقابل الرقمية).
التدريب والدعم: تدريب فريق الجهة على النظام، ودعم تشغيلي بعد التسليم.

قدرة ذكية مدمجة: OCR عربي وفهرسة تلقائية

استخلاص الحقول الأساسية (الرقم، التاريخ، الجهة، الموضوع) من الوثائق الممسوحة تلقائياً واقتراح التصنيف، مع مراجعة بشرية للحالات غير المؤكدة فقط.

القطاعات التي نخدمها

الجهات الحكومية
الجامعات والتعليم
القطاع الصحي
الشركات والمؤسسات
القطاعات الأمنية

النظام المرتبط

أسئلة شائعة

هل يتم المسح الضوئي في مقرنا أم في مقركم؟

الخياران متاحان. للوثائق الحساسة ننفّذ المسح داخل منشأتكم بفرق وأجهزة متنقلة، وللأرصدة الكبيرة غير الحساسة يمكن النقل الموثّق إلى مركزنا بالرياض.

هل يدعم التعرف الضوئي (OCR) اللغة العربية؟

نعم. نستخدم محركات OCR عربي/إنجليزي، وتُراجَع النتائج بالعيّنات لضمان جودة البحث في المحتوى، مع فهرسة البيانات الوصفية يدوياً عند الحاجة.

ماذا يحدث للوثائق الورقية بعد المسح؟

تُعاد إلى الجهة مرتبة ومرمّزة، أو تُحفظ في مركز الوثائق، أو تُتلف إتلافاً آمناً موثّقاً إن كانت مدة حفظها منتهية وفق اللوائح — القرار للجهة.

المسح الضوئي والأرشفة الإلكترونية